Nachdem ich im ersten Teil des Themas auf Gründe für Zeitmanagement und die ersten Schritte eines Prozesses für mehr Zeit und erfolgreicheres Arbeiten eingegangen bin, komme ich nun auf die konkrete Umsetzung der aufgestellten Strategie.
Aufgaben- und Zeitplanung
Planen Sie Ihren Tag, Ihre Woche und auch Ihren Monat. Übertragen Sie Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste auf den Zeitraum, in dem Sie sie erledigen wollen. Setzen Sie unbedingt Zeitrahmen für einzelne Aufgaben, denn häufig dehnt sich Arbeit in dem Maße aus, wie Zeit vorhanden ist! Nehmen Sie sich vor, die Aufgabe in einem (vernünftigen) Zeitrahmen zu erledigen, arbeiten Sie wesentlich effizienter.
Lohnenswert ist es zudem, gleichartige Aufgaben zusammenzufassen: Anrufe, eMails, Kundentermine erledigen Sie unter dem Strich schneller, wenn Sie sie gleich nacheinander abarbeiten.
Stellen Sie am Ende jedes Tages die Planung für den nächsten Tag zusammen, bestehend aus neuen Aufgaben sowie Aufgaben, die Sie an diesem Tag nicht erledigen konnten. Sollten Sie häufig Aufgaben auf den kommenden Tag übertragen müssen, setzen Sie Ihr Pensum weniger hoch ansetzen.
Nicht verzetteln!
Vergessen Sie Multi-Tasking. Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe zur Zeit, und schalten Sie zudem vermeidbare Ablenkungen aus: haben Sie nicht permanent das Mailprogramm sowie soziale Netzwerke geöffnet, sondern fragen Sie neue Nachrichten nur zu festen Zeiten ab.
Den eigenen Rhythmus kennen
Finden Sie heraus, wann Ihnen welche Aufgaben am leichtesten fallen: die meisten von uns sind morgens und vormittags am produktivsten. Dies ist also die Zeit, in der die kreativsten, aber auch die schwersten Aufgaben erledigt werden sollten. Beginnen Sie morgens als allererstes mit einer unangenehmen Aufgabe, die Sie schon länger vor sich her schieben: nach deren Erledigung wird das Erfolgserlebnis Sie für den Rest des Tags beflügeln!
Haben Sie nach dem Mittag ein Leistungstief, erledigen Sie Arbeiten, die weniger fordernd, aber dennoch nötig sind, z.B. Büro- oder Verwaltungsaufgaben.
Delegieren
Verabschieden Sie sich von dem Wunsch, unentbehrlich zu sein und alles selbst erledigen zu müssen: wenn es eine sinnvolle Möglichkeit gibt, Aufgaben zu delegieren (an Angestellte oder Dienstleister), nutzen Sie diese Gelegenheit, Ihre Zeit wiederum auf das Wesentliche zu fokussieren.
Flexibilität
Bei aller Bedeutsamkeit einer guten Planung: bewahren Sie sich die Möglichkeit, Ihre Planung auch an aktuelle Begebenheiten anpassen zu können, wenn es denn notwendig wird.
Zeitmanagement: Zeitsparender Einstieg Teil 1
